Prowadzenie obsługi biura

Kwalifikacją mogą być zainteresowane w szczególności osoby dorosłe, które: ● chcą zdobyć nową kwalifikację w krótkim czasie, kluczową z punktu widzenia rynku pracy; ● posiadają doświadczenie w pracach biurowych i chciałyby je potwierdzić, a tym samym powrócić na rynek pracy; ● powracają lub wchodzą na rynek pracy; ● są w wieku 50+ i są wykluczone zawodowo i/lub cyfrowo; ● są długotrwale bezrobotne, chcą zdobyć umiejętności, otwierające możliwość pracy w wielu branżach; ● są niezadowolone ze swojej aktualnej sytuacji zawodowej i chcą się przekwalifikować; ● nie mają potwierdzonych kwalifikacji w zakresie prowadzenia prac biurowych, a chciałyby podjąć pracę w biurze.

Osoba przystępująca do walidacji musi posiadać kwalifikację pełną na poziomie 3 PRK.

Osoba posiadająca kwalifikację może znaleźć zatrudnienie na stanowiskach biurowych w wielu branżach, zarówno w przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych, a także organizacjach pozarządowych. Kwalifikacja pozwala na wykonywanie uniwersalnych czynności biurowych zarówno w małych firmach, jak i w dużych przedsiębiorstwach i instytucjach. Osoba posiadająca kwalifikację może pracować w sekretariacie, recepcji, rejestracji oraz wszelkich komórkach typu “back office”, może także pełnić niższe funkcje w biurze zarządu czy wydziale urzędu.

Bezterminowy

Polska należy do najważniejszych lokalizacji outsourcingowych i offshoringowych w Europie i na świecie. W raporcie 2015 Tholons Top 100 Outsourcing Destinations Kraków zajął 9. miejsce w świecie i najwyższe wśród outsourcingowych lokalizacji europejskich (Report 2015 Tholons Top 100 Outsourcing Destinations, s. 2, http://www.tholons.com/nl_pdf/Tholons_Whitepaper_December_2014.pdf). W I kwartale 2017 roku w Polsce funkcjonowało łącznie 1078 centrów usług biznesowych (polskich i zagranicznych) zatrudniających 244 tys. osób, z czego 17% pracowników w Centrach Usług Biznesowych było zatrudnionych w obszarze „Zarządzanie dokumentacją” oraz „Kontakty z klientem” (Raport ABSL „Sektor nowoczesnych usług biznesowych w Polsce 2017”, s. 6, s.25). W stosunku do I kwartału 2016 roku wzrost zatrudnienia w centrach usług wyniósł 15%, a w 2020 r. prognozowana liczba osób zatrudnionych w sektorze przekroczy 300 tys. osób. Systematyczny wzrost sektora usług biznesowych w Polsce generuje nowe miejsca pracy dla osób zajmujących się zapewnieniem obiegu dokumentów i użytkowaniem pakietów oprogramowania biurowego, co świadczy o przewidywanym zapotrzebowaniu gospodarki krajowej i europejskiej na kwalifikację Prowadzenie obsługi biura. Z najnowszego opracowania ”Barometr zawodów 2017” wynika, że zawód Pracownik administracyjny i biurowy z zawodu nadwyżkowego w 2016 roku zmienił kategorię na „w równowadze”. Jednocześnie w wyżej wspomnianym opracowaniu podkreśla się, że praca biurowa jest ciągle oceniana przez kandydatów jako „praca marzeń” i jest chętnie podejmowana przez osoby poszukujące zatrudnienia. Jednak, jak podkreślają pracownicy powiatowych urzędów pracy, wiele osób nie posiada podstawowych kwalifikacji wymaganych w tego typu pracy, czyli m.in. obsługi komputera, odpowiedniej kultury osobistej (”Barometr zawodów 2017”, str. 19). Z kolei analiza najbardziej popularnych portali z ofertami pracy (m.in. pracuj.pl, praca.pl, olx.pl) wskazuje, że w I kwartale 2017 roku jednostki dysponujące wolnymi miejscami pracy najczęściej poszukiwały: ● robotników przemysłowych i rzemieślników (22,1%), ● specjalistów (21,7%), ● operatorów i monterów maszyn i urządzeń (15,0%), ● pracowników usług i sprzedawców (12,3%), ● pracowników biurowych (11,7%) – co świadczy o zapotrzebowaniu na wykwalifikowanych pracowników w tym obszarze. Z danych Fundacji VCC dotyczących realizowanych w systemie VCC procesów walidacji wynika, że ilość osób przystępujących do egzaminów z kwalifikacji zbieżnych z zakresem kwalifikacji Prowadzenie obsługi biura systematycznie wzrasta. W 2016 roku do weryfikacji w zakresie efektów uczenia się właściwych dla kwalifikacji Prowadzenie obsługi biura przystąpiło 1006 osób, a w pierwszych 3 kwartałach 2017 roku już ponad dwukrotnie więcej – 2329 osób, co świadczy o zapotrzebowaniu na potwierdzanie tej kwalifikacji.

Kwalifikacja "Prowadzenie obsługi biura" wykazuje podobieństwa z zawodem technik prac biurowych (411004) oraz kwalifikacją AU.27 Wykonywanie prac biurowych (Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 31 marca 2017 r. w sprawie podstawy programowej kształcenia w zawodach (Dz.U. 2017 poz. 860). Kwalifikacja "Prowadzenie obsługi biura" potwierdza gotowość do wykonywania zadań związanych z bieżącym prowadzeniem prac biura. Jest adresowana przede wszystkim do osób dorosłych, które wykonują lub chcą wykonywać prace biurowe w przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych lub prywatnych. Koncentruje się na najbardziej uniwersalnych zadaniach zawodowych (realizacja zadań związanych z obiegiem dokumentów, obsługa interesantów, użytkowanie aplikacji biurowych), które są realizowane na stanowiskach pracy w środowisku biurowym. Kwalifikacja AU.27 potwierdza gotowość do organizowania pracy biura (efekty kształcenia: sporządza pisma urzędowe dotyczące funkcjonowania jednostki organizacyjnej; sporządza rzeczowy wykaz akt; organizuje pracę biura lub sekretariatu; przygotowuje zebrania, narady i konferencje) oraz przygotowywania dokumentów biurowych na potrzeby osób niepełnosprawnych efekty kształcenia: obsługuje programy oraz urządzenia dla niewidomych i słabowidzących; przestrzega zasad przygotowania dokumentów brajlowskich; stosuje programy do przetwarzania plików tekstowych na pliki dźwiękowe), dlatego nakład pracy dla tej kwalifikacji jest większy i przypisany poziom PRK wyższy niż proponowany dla kwalifikacji "Prowadzenie obsługi biura". W kwalifikacji "Prowadzenie obsługi biura" zostały uwzględnione efekty uczenia się (Zestaw 02. Obsługa interesantów, umiejętności: Dobiera typ ubioru służbowego do okoliczności; Prowadzi rozmowę bezpośrednią z interesantem; Prowadzi rozmowę telefoniczną), które nie mają swojego odpowiednika w kwalifikacji AU.27, a które są ważne w kontekście obserwowanego na rynku przedsiębiorstw wzrostu wagi zarządzania jakością i projakościowego podejścia do klienta. Pracownik prowadzący obsługę biura jako „pierwszy kontakt” dla klientów i interesariuszy pełni kluczową rolę w systemie zapewniania jakości i w zarządzaniu satysfakcją klienta. Kwalifikacja potwierdzająca umiejętności bieżącego prowadzenia prac biura odpowiada na zapotrzebowanie społeczne i gospodarcze związane z dynamicznym rozwojem przedsiębiorstw.

1. Metody stosowane w walidacji Weryfikacja składa się z dwóch etapów: egzaminu teoretycznego (testu wiedzy) i egzaminu praktycznego. Test wiedzy przeprowadzany jest w elektronicznym systemie w ośrodku egzaminacyjnym. Osobie egzaminowanej podczas rozwiązywania testu nie wolno korzystać z innych aplikacji (w tym otwierać stron internetowych) niż system do przeprowadzania egzaminu. W części praktycznej dopuszcza się zastosowanie następujących metod weryfikacji – symulacja lub rozmowa z komisją. Umiejętność „Użytkuje urządzenia biurowe” oraz wszystkie umiejętności z Zestawu 3 muszą być weryfikowane symulacją. Zasoby kadrowe - wymagania kompetencyjne w stosunku do osób przeprowadzających walidację W procesie weryfikacji podczas egzaminu teoretycznego biorą udział: - operator systemu egzaminacyjnego, który organizuje zaplecze techniczne do przeprowadzenia weryfikacji i nadzoruje przebieg testu; - komisja walidacyjna, składająca się z 2 egzaminatorów, która przeprowadza część praktyczną egzaminu; osoba będąca egzaminatorem może być jednocześnie operatorem systemu egzaminacyjnego. Operator systemu egzaminacyjnego musi posiadać: - wykształcenie minimum średnie; - znajomość obsługi komputera w zakresie uruchamiania oraz podstawowej obsługi systemu i zainstalowanych aplikacji; - umiejętność rozwiązywania problemów w sytuacji trudności z nawiązaniem lub zanikiem połączenia internetowego lub obsługą przeglądarki w zakresie kompatybilności z platformą egzaminacyjną. Weryfikację efektów uczenia się w części praktycznej prowadzi komisja walidacyjna, składająca się z minimum 2 osób. Jeden z członków komisji walidacyjnej musi posiadać: - wykształcenie wyższe; - minimum pięcioletnie udokumentowane doświadczenie zawodowe bezpośrednio związane z wykonywaniem zadań określonych dla kwalifikacji. Drugi z członków komisji walidacyjnej musi posiadać: - wykształcenie wyższe; - minimum pięcioletnie udokumentowane doświadczenie w przygotowaniu osób uczących się do wykonywania zadań bezpośrednio związanych z kwalifikacją. Obaj członkowie komisji walidacyjnej: - stosują kryteria weryfikacji przypisane do efektów uczenia się dla opisywanej kwalifikacji oraz kryteria oceny formalnej i merytorycznej dowodów na posiadanie efektów uczenia się właściwych dla opisywanej kwalifikacji; - stosują zasady prowadzenia weryfikacji, a także różne metody weryfikacji efektów uczenia się, zgodnie z celami walidacji i zasadami Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji. Sposób prowadzenia walidacji oraz warunki organizacyjne i materialne niezbędne do prawidłowego prowadzenia walidacji Instytucja walidująca musi stosować rozwiązania zapewniające rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji. W szczególności istotne jest zapewnienie bezstronności osób przeprowadzających walidację m. in przez rozdział osobowy mający na celu zapobieganie konfliktowi interesów osób przeprowadzających walidację. Osoby te nie mogą weryfikować efektów uczenia się osób, które były przez nie przygotowywane do uzyskania kwalifikacji. Instytucja prowadząca walidację musi zapewnić bezstronną i niezależną procedurę odwoławczą, w ramach której osoby uczestniczące w procesie walidacji i certyfikacji mają możliwość odwołania się od decyzji dotyczących spełnienia wymogów formalnych, samych egzaminów, a także decyzji kończącej walidację. W przypadku negatywnego wyniku walidacji instytucja prowadząca walidację jest zobowiązana przedstawić uzasadnienie decyzji. Instytucja prowadząca walidację musi zapewnić: – stanowisko komputerowe dla kandydata ubiegającego się o nadanie kwalifikacji (jedno stanowisko dla jednego kandydata), wyposażone w pakiet programów biurowych (w szczególności edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji multimedialnych, program pocztowy, przeglądarkę internetową z dostępem do Internetu); – sprzęt biurowy wraz z instrukcją obsługi, kopiarkę, drukarkę, skaner, faks (lub urządzenie wielofunkcyjne), niszczarkę, bindownicę, laminarkę, zszywacz, dziurkacz, rozszywacz oraz materiały eksploatacyjne do tych urządzeń; – inne materiały konieczne do wykonywania zadań, np. formularze wniosków o wydanie zaświadczeń. 2. Etapy identyfikowania i dokumentowania Nie określa się wymagań.

Za włączeniem kwalifikacji "Prowadzenia obsługi biura" do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji przemawiają następujące argumenty: 1) Kwalifikacja ta odpowiada na aktualne potrzeby rynku pracy. Wpisana już do ZSK zbliżona kwalifikacja cząstkowa "Wykonywanie prac biurowych" AU.27 nie jest podstawą do zanegowania potrzeby włączenia wnioskowanej kwalifikacji rynkowej do ZSK; 2) Zawiera synergiczne połączenie efektów uczenia się w obszarze kontaktu z klientem oraz administracyjnego prowadzenia obsługi wraz z nabyciem kompetencji cyfrowych; 3) Zorientowana jest na grupy najbardziej wykluczone zawodowo na rynku pracy; 4) Wnioskodawca wskazał właściwie osoby potencjalnie zainteresowane uzyskaniem danej kwalifikacji rynkowej. 5) Opisane efekty uczenia są wystarczającą podstawą do podejmowania działań, które zostały opisane w kwalifikacji.