Facylitowanie - prowadzenie spotkań grupowych

Kwalifikacją mogą być zainteresowani: Praktykujący facylitatorzy i trenerzy biznesu; Osoby planujące zatrudnienie jako facylitator, coach czy trener wewnętrzny; Managerowie i osoby planujące awans na stanowiska managerskie; Przedstawiciele organizacji pozarządowych; Przedstawiciele przedsiębiorców, którzy kwalifikację z zakresu facylitacji mogą wykorzystać w kontaktach z pracownikami, kontrahentami i klientami; Specjaliści i managerowie HR; Konsultanci biznesowi (np. specjaliści ds. strategii, lean management, 5S); Kierownicy projektów, Product Ownerzy, Scrum Masterzy, Agile Coachowie; Osoby zajmujące się partycypacją społeczną; Liderzy grup międzysektorowych; Pracownicy administracji publicznej odpowiedzialni za konsultacje społeczne i ocenę skutków regulacji.

1. Wykształcenie średnie lub średnie branżowe.
2. Złożenie portfolio z opisami 10 przeprowadzonych procesów facylitacji, w tym jednego uwzględniającego szczegółowy scenariusz sesji facylitowanej.

Osoba posiadająca kwalifikację może prowadzić pracę zespołów i grup biznesowych jak również osób nieznających się, z różnych organizacji lub grup społecznych, o różnym poziomie wykształcenia, statusie społecznym i wieku. Zadania te można wykonywać w ramach własnej działalności lub będąc zatrudnionym w instytucji na wydzielonym stanowisku / na stanowisku menedżerskim / w dziale HR lub zarządzania projektami. Uzyskanie kwalifikacji wzmacnia kompetencje w obszarach takich jak prowadzenie szkoleń, zarządzanie projektami oraz coaching indywidualny i zespołowy. Zastosowanie kwalifikacji wpisuje się w stanowiska stricte związanych z facylitacją takich jak Scrum Master, Agile Coach czy animator w organizacjach pozarządowych.

Certyfikat jest ważny 7 lat. W celu przedłużenia ważności certyfikatu należy przedstawić dokumenty potwierdzające prowadzenie co najmniej 2 sesji facylitowanych w trakcie 2 lat poprzedzających datę wygaśnięcia ważności certyfikatu.

Facylitacja to sposób pracy z grupami, które wspólnie myślą i podejmują decyzję, dzięki czemu rezultaty pracy grupy są wysokiej jakości, wypracowane w optymalnym czasie, z wykorzystaniem potencjału intelektualnego całej grupy. Na rynku usług konsultacyjnych i rozwojowych zapotrzebowanie na facylitację pojawia się coraz częściej. Organizacje zlecają tego typu usługę, a profesjonaliści, na przykład konsultanci biznesowi, ale też managerowie pracujący z własnymi zespołami, poszukują możliwości rozwoju kompetencji facylitacyjnych. To rosnące zapotrzebowanie wynika z następujących elementów: Ludzie w organizacjach w coraz większym stopniu oczekują partycypacji w funkcjonowaniu firm i instytucji. Oczekują, że ich zdanie będzie brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, że będą mieli wpływ na kształt rozwiązań i planów działania. Oczekują też, że na bieżąco będą informowani oraz, że będą mogli przekazywać swoje spostrzeżenia i opinie. Podejście partycypacyjne już sprawdza się w wielu miejscach, w innych jest na razie wciąż w obszarze życzeń, jednak badania rynkowe wskazują na to, że jest wskazywane ono przez pracowników jako pożądana charakterystyka miejsca pracy (zob. "Organizacja w okresie dojrzewania" Wszechnica UJ https://wszechnica.uj.pl/organizacja-w-okresie-dojrzewania-raport/ : "organizacja, którą mogę kształtować", "partnerski dialog z autorytetami", "liderzy jako facylitatorzy rozmów na ważne dla zespołów tematy". Zob. także raport Deloitte "Trendy HR 2019": "Proces przechodzenia od struktury hierarchicznej do zespołowej jest już dość zaawansowany. 31% badanych twierdzi, że ich firmy działają całkowicie lub prawie całkowicie w oparciu o model zespołowy, 65% - że praca zespołowa stanowi pewien element struktury". Rośnie również potrzeba partycypacji w społeczeństwie i standardem stały się konsultacje społeczne, które również mogą być wykonywane przy pomocy technik facylitacyjnych. W przypadku nowych mechanizmów wspierania rozwoju lokalnego i regionalnego poważne znaczenie mają: zarządzanie wielopoziomowe (multilevel governance) oraz kapitał społeczny, który manifestuje się wzajemnym zaufaniem i zdolnością do solidarnej współpracy. Obydwa mechanizmy wynikają z kultury partnerstwa i dialogu, której deficyt jest w Polsce wciąż duży (Bober i in. 2013). Bardziej dosadnie określa tę kwestię Arnstein (2011): "jeśli procesowi konsultacji społecznych nie towarzyszą inne, bardziej zaawansowane atrybuty partycypacji, to pozostają one zwykłym oszustwem, ponieważ nie zapewniają, że uwagi i idee obywateli zostaną wzięte pod uwagę w procesie decyzyjnym". Również partycypacja w procesie planowania strategicznego może wymagać facylitacji, gdyż sięga aż po szeroki zakres uczestnictwa obejmujący nie tylko zespół instytucji, ale również podmioty zewnętrzne (interesariuszy), np. obecnych i potencjalnych odbiorców, lokalnych aktywistów, przedstawicieli środowisk zaangażowanych w działalność instytucji, gdzie niezbędna jest facylitacja procesu. Patrz "Reorganizacja biblioteki miejskiej" https://orcid.org/0000-0002-6165-7546 Małopolski Instytut Kultury w Krakowie. "Skuteczny proces planowania strategicznego, włączający możliwe szerokie grono uczestników, wymaga wsparcia, czyli facylitacji rozumianej jako https://www.lucidmeetings.com/state-of-meetings-2020 partycypacja jest wymagana przynajmniej czasami w 90% spotkań, a konsekwencje nieumiejętnie prowadzonych spotkań są znaczące: np. 67% badanych uznaje spotkania za nudne, 77% nie uznaje ustaleń ze spotkań, 75% spotkań przekracza czas na nie przeznaczony, komplikując plany pracy uczestników i utrudniając im osiąganie celów. Jest to o tyle istotne, że na spotkaniach spędzamy dużo czasu a 25% badanych ma ponad 10 spotkań tygodniowo. Osoby pracujące z grupami są świadome tego, że prowadzenie efektywnie wspólnego myślenia i decydowania w grupie wymaga od prowadzącego konkretnych kompetencji. O skuteczności facylitacji w stymulowaniu konstruktywnej pracy grupy świadczą liczne przykłady podawane przez instytucje, organizacje społeczne i biznesowe. Zestawienia takich przykładów jest corocznie publikowane przez International Association of Facilitators. Przykłady skuteczności oddziaływania facylitacji, to między innymi wypracowanie nowego modelu postępowania medycznego, do zastosowania w warunkach globalnych - zespół z udziałem licznych specjalistów, którego efekty zostały ocenione przez ekspertów jakościowo lepsze od rozwiązań uzyskiwanych w warunkach bez facylitacji (Coloplast 2019). Facylitacja pozwala także na łączenie perspektyw wielu interesariuszy i osiągnięcie mocnego konsensusu, jak w przypadku opracowywania bezpiecznych rozwiązań z zakresu ochrony danych osobowych przez grupę dostawców i odbiorców energii elektrycznej (Ontario Energy Boards 2019). Wzmocnienie zaangażowania dzięki procesom facylitacyjnym widać z kolei w takich przykładach jak opracowanie strategii rozwoju miasta, w które zaangażowały się nie tylko IKEA, instytucja rządowa, ale także 40% mieszkańców (Trent, the town which can, 2017). O ile w krajach zachodu facylitacja jako metoda pracy i zestaw kompetencji wyodrębnione są już od dłuższego czasu, o tyle w Polsce były one obecne do niedawna jako pożądane, lecz nienazwane kompetencje trenerów, konsultantów i managerów. Od trenerów oczekiwano np. że będą potrafili poprowadzić dowolnie skomplikowane warsztaty problemowe lub moderować spotkania decyzyjne. Od konsultantów wdrażających rozwiązania - że będą umieli prowadzić spotkania angażując ludzi w proces zmiany. Obecnie ta sytuacja się zmienia. Od 2016 na rynku pojawiło się wiele kursów z zakresu facylitacji, w tym kompleksowe szkoły obejmujące ponad 50h zajęć. Tylko w 2019 roku koszt źle przeprowadzonych spotkań wyniósł w USA 399 mld. USD a w Wielkiej Brytanii - 58,11 mld. USD.. https://www.booqed.com/blog/minutes-wasted-of-meeting-50-shocking-meeting-statistics. W Polsce nie prowadzono takich badań, ale z doświadczeń trenerów i facylitatorów wynika, że w Polsce sytuacja jest podobna, a w czasie pandemii uległa pogorszeniu. Kwarantanna sprawiła, że w znacznym stopniu zostały ograniczone możliwości spotkań na żywo, a firmy, aby przetrwać muszą realizować cele i zadania. Siłą rzeczy trudno o sfinalizowanie wielu procesów, liczba spotkań się zwiększa, a ich produktywność maleje. Dlatego warto upowszechniać i standaryzować kompetencje facylitowania spotkań, poprzez wprowadzenie kwalifikacji Facylitowanie do ZSK.

Na kierunkach społecznych pojawiają się treści związane z facylitacją, jednak nie prowadzą one do uzyskania kwalifikacji związanych z prowadzeniem facylitacji. W rejestr.kwalifikacje.gov.pl brak podobnych kwalifikacji.

1. Metody weryfikacji efektów uczenia się

Do weryfikacji efektów uczenia się stosuje się poniższe metody:
- test teoretyczny (w tym studium przypadku),
- obserwację w warunkach symulowanych lub rzeczywistych,
- analizę dowodów i deklaracji (w tym portfolio),
- wywiad swobodny lub ustrukturyzowany (rozmowę z komisją walidacyjną).

2. Zasoby kadrowe
W skład komisji walidacyjnej wchodzą co najmniej 2 osoby, z których jedna pełni funkcję przewodniczącego komisji. Każdy członek komisji walidacyjnej musi posiadać certyfikat kwalifikacji rynkowej "Facylitowanie - prowadzenie spotkań grupowych" lub imienne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia z przynajmniej jednej metodyki facylitacji wymienionej poniżej:
- Process Iceberg,
- Technology of Participation,
- Clean Language,
- Result Based Conversation,
- Drama Stosowana,
- metodyka facylitacji stosowana przez International Association of Facilitators.
Ponadto każdy członek komisji walidacyjnej musi spełniać przynajmniej jedno z poniższych kryteriów:
- mieć udokumentowane wykształcenie wyższe z zakresu psychologii, pedagogiki, nauk socjologicznych lub nauk o zarządzaniu i jakości,
- mieć udokumentowane przeprowadzenie co najmniej 10 sesji o charakterze superwizji, certyfikacji lub dawania informacji zwrotnej,
- mieć udokumentowane przeprowadzenie co najmniej 30 sesji facylitowanych. Członkowie komisji walidacyjnej muszą łącznie spełniać wszystkie powyższe kryteria, przy czym nie każdy członek komisji walidacyjnej musi je spełniać jednocześnie.

3. Sposób organizacji walidacji oraz warunki organizacyjne i materialne
Instytucja certyfikująca zapewnia warunki organizacyjne i techniczne niezbędne do przeprowadzenia walidacji. Instytucja certyfikująca zapewnia:
- dostęp do aplikacji umożliwiającej przeprowadzenie testu teoretycznego, która posiada funkcję ograniczenia czasu trwania testu oraz liczenia udzielonych odpowiedzi,
- dostęp do sali warsztatowej wyposażonej w stoły, krzesła oraz ściany lub tablicy umożliwiającej przyklejanie papieru,
- dostęp do platformy online umożliwiającej zorganizowanie wideokonferencji i posiadającej funkcję przydzielenia osób uczestniczących do wirtualnych pokoi,
- dostęp do wirtualnej tablicy umożliwiającej użytkownikom zamieszczanie treści tekstowych (np. na kolorowych karteczkach),
- komputer z możliwością odczytywania plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji oraz plików PDF. Instytucja certyfikująca zapewnia wsparcie doradcy walidacyjnego, który posiada wiedzę na temat efektów uczenia się opisanych w kwalifikacji rynkowej oraz sposobów ich weryfikacji. Rolą doradcy walidacyjnego jest wspieranie osób przystępujących do walidacji w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji oraz odpowiadanie na pojawiające się pytania i wątpliwości dotyczące procesu walidacji oraz gotowości do przystąpienia do tego procesu.

W ramach konsultacji środowiskowych uzyskano 4 odpowiedzi. Wszystkie opinie były co do meritum pozytywne; zgłoszono natomiast wiele propozycji korekty zapisów lub uzupełnień we wniosku. Część uwag odnosiła się do nieprawidłowego sformułowania efektów uczenia się; część - dotyczyła zapotrzebowania na kwalifikację rynkową, zainteresowanych grup oraz sposobu organizacji weryfikacji. Wnioskodawca przyjął większość uwag i zaktualizował wniosek zgodnie z zapisami rekomendowanymi przez opiniodawców. Niestety, nie wpłynęła żadna opinia od podmiotów faktycznie realizujących prace z zakresu facylitacji, która mogłaby ewentualnie potwierdzać zapotrzebowanie na kwalifikację. Obie specjalistki stwierdziły, iż za włączeniem danej kwalifikacji rynkowej do ZSK przemawiają przesłanki społeczne i gospodarcze. Jako argumenty przemawiające za powyższą rekomendacją wymieniano m.in. następujące okoliczności: - dynamiczna sytuacja w biznesie stawia przed menedżerami wymagania odpowiedniego zarządzania zespołem; nowe pokolenia na rynku pracy coraz częściej oczekują zarządzania partycypacyjnego wymagającego kompetencji w zakresie komunikacji interpersonalnej; - poprzez stosowanie technik facylitacyjnych wzrasta poczucie sprawstwa, co prowadzi do podnoszenia chęci do przyjmowania odpowiedzialności za decyzje i rezultaty działań z nich wynikające; - facylitacja wzmacnia umiejętności menedżerskie poprzez stymulowanie zaangażowania i zachęcanie do aktywności; - zakres narzędzi stosowanych w facylitacji pozwala na porządkowanie procesów grupowych, co wpływa na efektywność pracy, dobrą atmosferę, a zatem optymalną motywację pracowników; - umiejętności facylitowania procesów grupowych przyczyniają się do wypracowywania innowacyjnych i korzystnych dla celów organizacji rozwiązań, z uniknięciem zbędnych i mało konstruktywnych konfliktów; - facylitacja wspiera kreatywność, usprawnia działania w organizacji, wspiera i zachęca ludzi do poszukiwania najlepszych rozwiązań i w ten sposób przyczynia się do usprawniania procesu podejmowania optymalnych decyzji, które wpływają na wzrost skuteczności i wydajności pracy, co wpływa na budowanie wartości organizacji; - umiejętności facylitacyjne mogą wpływać na szybkość i celowość reakcji na zjawiska rynkowe, co jest kluczowe dla realizowania celów strategicznych organizacji, poprzez skracanie i doskonalenie drogi do podejmowania właściwych decyzji; - włączenie facylitacji do ZSK może przyczynić się do podniesienia poziomu umiejętności w zakresie komunikacji interpersonalnej, który jest relatywnie niski w polskiej przestrzeni społecznej i gospodarczej; - kompetencja w zakresie komunikacji interpersonalnej jest niezbędna w każdej dziedziny działalności człowieka, począwszy od produkcji i usług, poprzez organizacje administracji państwowej i samorządowej, organizacje pożytku publicznego, pozarządowe, a wreszcie wszelkie aktywność o charakterze międzynarodowym; - poprzez facylitację możliwe jest wypracowanie formuły optymalnej informacji zwrotnej, co pozwala na ocenę wyników pracy w bezpiecznej atmosferze; - umiejętności facylitacyjne przydatne są, nie tylko zawodowym facylitatorom, ale też osobom wykonującym pracę lub inną formę aktywności związaną z kierowaniem zespołami ludzkimi, a zatem: nauczycielom, pracownikom administracji państwowej i terytorialnej, czy pożytku publicznego, członkom organizacji pozarządowych, a także wielu innym.