Polityka prywatności

Aktualizacja 07.10.2025

Udostępnij:

• Udostępnij na Facebooku
• Udostępnij na Twitterze
• Udostępnij na LinkedIn

I. Definicje

• cookies – to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas przeglądania stron internetowych. Pełnią one różnorodne funkcje – od optymalizacji działania witryny, przez personalizację treści, po monitorowanie aktywności użytkownika w celach analitycznych;
• dane osobowe, dane  – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
• IC – instytucja certyfikująca;
• przetwarzanie danych – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
• PZZJ – podmiot zewnętrznego zapewniania jakością;
• RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1, z późn. zm.);
• ustawa o ZSK – ustawa z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji;
• użytkownik – każda osoba, która korzysta z portalu ZSK, ZRK oraz narzędzi cyfrowych udostępnionych w ramach ZRK, wymagających lub niewymagających założenia konta. Samo wejście na portal ZSK lub ZRK oznacza, że osoba jest już jego użytkownikiem;
• ZRK – Zintegrowany Rejestr Kwalifikacji;
• ZSK – Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji.

II. Informacje ogólne

Zgodnie z ustawą o ZSK (art. 89 ust. 1 pkt 7) do zadań ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania (jako ministra koordynatora ZSK) należy m.in. prowadzenie portalu Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (kwalifikacje.gov.pl). Na podstawie art. 89 ust. 2 ustawy o ZSK minister może upoważnić do wykonywania tego zadania Instytut Badań Edukacyjnych – Państwowy Instytut Badawczy (IBE PIB). IBE PIB prowadzi również Zintegrowany Rejestr Kwalifikacji (ZRK), który zgodnie z art. 82 ust. 1 ustawy o ZSK udostępnia się za pośrednictwem portalu Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji. ZRK jest rejestrem publicznym, który udostępnia najważniejsze informacje o wszystkich kwalifikacjach nadawanych przez szkoły i uczelnie oraz o kwalifikacjach spoza edukacji: wolnorynkowych, sektorowych, rzemieślniczych i uregulowanych, które zostały włączone do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji.

Portal ZSK zapewnia powszechny dostęp do danych gromadzonych w ZRK oraz do narzędzi cyfrowych wspierających użytkowników portalu i rejestru, m.in.: Kompasu szkolnictwa branżowego, czatbota ZeteRKi. Za pośrednictwem portalu udostępniane są:

1. pakiety informacji przydatnych instytucjom certyfikującym, wnioskodawcom, pracownikom ministerstw oraz uczelniom, 
2. informacje o możliwościach  dofinansowania walidacji, 
3. informacje o prowadzonych konsultacjach wniosków o włączenie kwalifikacji,
4. instrukcje użytkowania narzędzi powiązanych z ZRK, oraz dostosowywanie ich do potrzeb różnych grup użytkowników instytucjonalnych i indywidualnych. 

Portal ZSK umożliwia składanie wszystkich rodzajów wniosków przewidzianych ustawą o ZSK za pomocą narzędzie e-wnioski ZRK udostępnionego na portalu.

III. Administratorzy danych osobowych

Portal ZSK

Administratorem danych osobowych przetwarzanych na portalu ZSK jest Minister Edukacji (dalej: “Minister”) z siedzibą w Warszawie, przy al. Jana Chrystiana Szucha 25, 00-918 Warszawa.

Kontakt do administratora: e-mail: kancelaria@men.gov.pl lub przekazując korespondencję na adres siedziby administratora.

Informacji na temat danych osobowych przetwarzanych przez Ministra udziela Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się mailowo: inspektor@men.gov.pl.

Podmiotem przetwarzającym dane osobowe na portalu ZSK w imieniu administratora jest Instytut Badań Edukacyjnych – Państwowy Instytut Badawczy (dalej: “IBE PIB”) z siedzibą w Warszawie, przy ul. Górczewskiej 8, 01-180 Warszawa.

Informacji na temat danych osobowych przetwarzanych w imieniu Ministra, udziela także Inspektor Ochrony Danych IBE PIB, z którym można skontaktować się mailowo: iod@ibe.edu.pl lub przekazując korespondencję na adres siedziby administratora.

Zintegrowany Rejestr Kwalifikacji 

Administratorem danych w stosunku do Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji jest IBE PIB z siedzibą w Warszawie, przy ul. Górczewskiej 8, 01-180 Warszawa. 

Kontakt do administratora: e-mail: ibe@ibe.edu.pl lub przekazując korespondencję na adres siedziby administratora.

Informacji na temat danych osobowych przetwarzanych w ZRK udziela Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się mailowo: iod@ibe.edu.pl lub przekazując korespondencję na adres siedziby administratora.

IV. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Portal ZSK

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

1. wykonania obowiązku prawnego, jakim jest prowadzenie portalu ZSK, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 7 ustawy o ZSK;  
2. analitycznych i statystycznych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO – uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników Portalu oraz ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności Portalu, a także dbania o  bezpieczeństwo danych i Portalu.

Zintegrowany Rejestr Kwalifikacji

Dane osobowe przetwarzamy w celu:

1. wykonania obowiązku prawnego, jakim jest prowadzenie ZRK, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 82a, 87 ust. 1 pkt 6 ustawy o ZSK;
2. analitycznych i statystycznych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO – uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników ZRK oraz ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności ZRK, a także dbania o  bezpieczeństwo danych i ZRK.

W ramach ZRK udostępniamy różne narzędzia. Część naszych narzędzi jest dostępna bez zakładania konta. Jakie to narzędzia?

• Czatbot Zeterka –  jest dostępna na stronie Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji. Zadaje pytania, poznaje predyspozycje i zainteresowania użytkownika, podpowiada najlepiej pasujące ścieżki uczenia się i kwalifikacje. Zeterka odpowiada też na pytania dotyczące rejestru kwalifikacji i Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji.
• Kompas szkolnictwa branżowego – pomaga uczniom wybrać ścieżkę kształcenia zawodowego. Decyzję ułatwiają zawarte w aplikacji informacje o ponad 200 zawodach. Znajdują się tu m.in. lista szkół przygotowujących do pracy w poszczególnych zawodach, spis oczekiwań wobec osoby wykonującej określony zawód oraz plusy i minusy pracy w danym zawodzie. Z aplikacji mogą też korzystać rodzice, nauczyciele i doradcy zawodowi. 
  szkolnictwo.ibe.edu.pl
• Kwalifikacje jutra – Praktyczny przewodnik pomaga poznać różne funkcjonalności Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji (ZRK). Uczy, jak korzystać z rejestru przy planowaniu ścieżek edukacyjno-zawodowych, jak łączyć kompetencje, talenty i pasje danej osoby z oczekiwaniami rynku pracy. Przewodnik powstał z myślą o doradcach zawodowych wspierających młodzież i dorosłych.
  przewodnikzrk.ibe.edu.pl 
• Małe ZRK – powstało z myślą o uczniach i nauczycielach. Uczniowie w różnym wieku znajdą tu odpowiednie dla siebie propozycje kwalifikacji i odznak. Nauczyciele z przedszkoli, szkół podstawowych i ponadpodstawowych mogą skorzystać ze scenariuszy zajęć dotyczących uczenia się przez całe życie i planowania rozwoju zawodowego.
  malezrk.ibe.edu.pl 
• Przeglądarka ram kwalifikacji – pozwala poznać Polską Ramę Kwalifikacji (PRK) oraz Sektorowe Ramy Kwalifikacji (SRK). Dzięki niej można porównywać różne poziomy PRK i SRK – stojące za nimi wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych. Przeglądarka ułatwia pracę m.in. ekspertom, którzy określają poziom PRK kwalifikacji, nauczycielom, którzy tworzą programy nauczania i sylabusy. 
• Wiem co umiem –  wychodzi naprzeciw potrzebom młodych. Pomaga zrozumieć, że codziennie gromadzimy doświadczenie, które może być przydatne na dalszych etapach życia, że cenne umiejętności zdobywamy także, gdy realizujemy swoje hobby, czy angażujemy się w działania na rzecz innych. Można tu znaleźć odznaki powiązane z różnymi dziedzinami, takie jak „Kreator social media”, „Przyjaciel Bałtyku”, „Działacz społeczny”, „Młody dyplomata”.
  wiemcoumiem.ibe.edu.pl 

Dane osobowe będziemy przetwarzać w celu: 

1. umożliwienia użytkownikowi korzystania z funkcjonalności narzędzi, w tym dostępu do treści zgromadzonych w serwisach i zgłaszania błędów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, która zostaje zawarta w momencie, w którym użytkownik zaczyna korzystać z wyżej wymienionych serwisów; 
2. wystawienia poświadczenia zaliczenia quizu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgody użytkownika wyrażonej  poprzez aktywne działanie (w ramach serwisu Wiem co umiem);
3. analitycznych i statystycznych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu administratora, który polega na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników oraz ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności świadczonych usług, a także dbania o  bezpieczeństwo danych i narzędzi. 

W celu korzystania z narzędzi: 

• e-wnioski ZRK –  to aplikacja dla tych, którzy zgłaszają nową kwalifikację do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji lub ubiegają się o status instytucji certyfikującej. System służy także pracownikom ministerstw, którzy rozpatrują złożone wnioski. E-wnioski ZRK udostępniają odpowiednie formularze i podpowiadają, jak je wypełnić. Pozwalają monitorować, co dzieje się ze złożonymi wnioskami i usprawniają współpracę.
  Należy zarejestrować konto w Centralnym Systemie Uwierzytelniania (CAS). 
• do sprawozdawczości dla IC i PZZJ: “e-raporty ZRK” – aplikacja, która służy do przekazywania informacji o kwalifikacjach nadawanych poza szkołami i uczelniami, m.in. o liczbie wydanych certyfikatów, o kwalifikacjach cieszących się największym zainteresowaniem. Aplikacja ułatwia pracę instytucjom certyfikującym i pracownikom ministerstw. Informacje z e-raportów ZRK służą do monitorowania Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji.
  Należy zarejestrować konto w Aplikacji. 

Dane osobowe będziemy przetwarzać w celu:  

1. rejestracji, uwierzytelnienia oraz utrzymania konta użytkownika,
2. realizacji zadań IBE PIB jako podmiotu prowadzącego ZRK, w tym w celu umożliwienia składania wniosków wymienionych w ustawie o ZSK, oceny formalnej wniosków, przekazywania wniosków do ministrów właściwych, rozpatrywania wniosków przez przedstawicieli ministrów właściwych, bieżącego kontaktu oraz wsparcia użytkowników.

Dane osobowe będziemy przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o ZSK (art. 15, art. 15b, art. 16, art. 18, art. 42, art. 44, art. 54, art. 56, art. 82, art 82a, art 82b, art. 83, art. 87).
W przypadku numer telefonu użytkownika dane będziemy przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. naszego prawnie uprawnionego interesu w postaci prawa do bieżącego kontaktu.

V. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą zostać udostępnione następującym kategoriom podmiotów:

• organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonujące zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
• podmiotom, które na podstawie stosownych umów o powierzeniu do przetwarzania danych osobowych zawartych z IBE PIB, przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, tj.  podmiot świadczący na rzecz IBE PIB usługę dzierżawy infrastruktury serwerowej (IT arte Sp. z o.o. ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa), dostawca poczty elektronicznej (Google Workspace), podmiot świadczący usługę wysyłki wiadomości droga elektroniczną, np. powiadomień (Vercom S.A. ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań) oraz dostawcy systemów do różnych analiz (np. ruchu w serwisie). 

VI. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania.  

• Portal ZSK, ZRK: Dane osobowe użytkownika będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, w których dane zostały zebrane bądź do czasu wniesienia sprzeciwu (jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora) – w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej.
• Narzędzia dostępne bez zakładania konta :
  Dane zebrane za pomocą cookies przechowujemy przez czas tzw. żywotności danego cookie (więcej o żywotności cookies znajdziesz w naszej polityce cookies).
  Dane, które przetwarzamy na podstawie naszego uzasadnionego interesu przechowujemy je przez cały czas, podczas którego posiadamy uzasadniony interes (np. robimy analizy, statystyki, dbamy o bezpieczeństwo naszych serwisów). Dane zostaną zanonimizowane, w przypadku gdy otrzymamy sprzeciw, i zostanie on przez nas uwzględniony.
  Dane zbierane w celu wystawienia poświadczenia zaliczenia quizu (w ramach serwisu Wiem co umiem) zostaną usunięte po upływie 10 minut od wygenerowania poświadczenia.
• E-wnioski: 
  Konto użytkownika: dane służące do założenia i utrzymania konta w aplikacji są przechowywane przez okres korzystania przez użytkownika z aplikacji (do czasu zamknięcia konta), zaś w przypadku konta użytkownika, które nie było aktywne od minimum 3 lat liczonych od daty ostatniego zalogowania do konta oraz gdy konto nie jest połączone/powiązane z żadnymi formularzami/ wnioskami złożonymi w aplikacji e-wnioski są anonimizowane po upływie tego okresu. 
• E-raporty: 
  Konto użytkownika: dane służące do założenia i utrzymania konta w aplikacji, są przetwarzane przez okres korzystania przez użytkownika z usługi (do czasu zamknięcia konta), a następnie będą przechowywane w celach dowodowych przez okres przedawnienia roszczeń,
  Dane przetwarzane w związku z realizacją zadań wynikających z ustawy o ZSK będą przetwarzane przez okres wskazany w ustawie, a następnie zostaną zarchiwizowane.
  Dane zawarte w e-raportach będą przechowywane przez okres 12 lat (na podstawie art. 87 ust. 1 pkt 10 ustawy o ZSK).

VII. Prawa osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych

• prawo dostępu do treści danych (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
• prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO);
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

Użytkownik może realizować swoje prawa:

• kontaktując się z Administratorem drogą telefoniczną lub pisemną korzystając z danych wskazanych w pkt. III niniejszej Polityki;
• kontaktując się z właściwym Inspektorem Ochrony Danych:
  w zakresie Portalu ZSK: inspektor@men.gov.pl, 
  w zakresie ZRK: iod@ibe.edu.pl.

VIII. Zmiany w Polityce prywatności 

W celu zapewnienia, iż niniejsza Polityka spełnia przez cały czas aktualne wymogi nałożone w przepisach prawa, IBE PIB zastrzega sobie prawo wnoszenia do niej zmian w dowolnym czasie. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach będziemy informować poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na stronie internetowej Systemu, a w przypadku istotnych zmian w narzędziach możemy dodatkowo wysłać odrębne powiadomienia na wskazany przez Panią/Pana adres e-mail.