Ministrowie odpowiedzialni za działy administracji rządowej są właściwi dla kwalifikacji należących do kierowanych przez nich działów. Minister właściwy dla danej kwalifikacji: 

• włącza ją do ZSK - potem nadzoruje jej funkcjonowanie,
• nadaje uprawnienia do jej certyfikowania..  

Dla kwalifikacji tylko jeden minister może być właściwy. Dotyczy to także kwalifikacji, które funkcjonują w obszarze kilku działów administracji rządowej. W razie wątpliwości, który minister jest właściwy, w ustaleniu kto ma zająć się tą kwalifikacją, pomaga minister koordynator ZSK.

Kwalifikacja uregulowana funkcjonuje na podstawie przepisów prawa, z wyłączeniem przepisów dotyczących systemu edukacji (według terminologii przyjętej w ustawie o ZSK świadectwa szkolne oraz dyplomy ukończenia studiów.nie są kwalifikacjami uregulowanymi)

Z punktu widzenia gospodarki i rynku pracy kwalifikacje uregulowane są niezbędnym uzupełnieniem kwalifikacji pełnych nabywanych w systemach oświaty i szkolnictwa wyższego.

O włączeniu do ZSK kwalifikacji uregulowanej decyduje minister właściwy dla danej kwalifikacji. Kwalifikacja uregulowana nie musi być włączona do ZSK.

Kwalifikacja wolnorynkowe (dawniej rynkowe) funkcjonują na „wolnym rynku kwalifikacji”, to znaczy nie są uregulowane w powszechnie obowiązujących przepisach.

Kwalifikacje wolnorynkowe tworzą dla siebie niektóre duże firmy, korporacje, stowarzyszenia i organizacje. Kwalifikacje te mogą dotyczyć działań o charakterze zawodowym oraz innych rodzajów aktywności, w tym m.in. działalności wychowawczej (np. sprawności i stopnie harcerskie).

O włączeniu do ZSK kwalifikacji wolnorynkowej decyduje minister właściwy dla danej kwalifikacji na wniosek zainteresowanego środowiska. Kwalifikacja wolnorynkowa nie musi być włączona do ZSK.

Jest kilka różnych rodzajów kwalifikacji cząstkowych, w tym m.in. uregulowane, wolnorynkowe, sektorowe, rzemieślnicze.

W porównaniu do kwalifikacji pełnych, w kwalifikacjach cząstkowych zakres wymaganych kompetencji jest węższy. Zwykle te wymagania powiązane są z wyraźnie określonymi rodzajami działań.

Kwalifikacja cząstkowa może stanowić rozszerzenie lub pogłębienie kwalifikacji pełnej (np. lekarze mogą uzyskać specjalizację lub certyfikat uprawniający do badań USG).

Kwalifikacja cząstkowa może być wymagana do zatrudnienia na określonym stanowisku (np. kierowcy autobusu muszą mieć odpowiednie prawo jazdy)

Jest to formalne stwierdzenie, że osoba w sposób zgodny z obowiązującą procedurą udowodniła, że osiągnęła wymagane efekty uczenia się (kompetencje) ustalone dla danej kwalifikacji. Dokumentem potwierdzającym nadanie kwalifikacji może być n.p. świadectwo, dyplom, certyfikat. 

Warunkiem nadania kwalifikacji jest uzyskanie przez daną osobę pozytywnego wyniku walidacji (sprawdzenia, czy wymagane efekty uczenia się zostały osiągnięte).Kwalifikacje mogą nadawać wyłącznie uprawnione do tego instytucje. 

Takie rozumienie terminu “kwalifikacja” jest spójne z definicjami przyjętymi w Zaleceniu Rady UE oraz w ustawie o ZSK. 

Kompetencjami społecznymi nazywamy zdolność do autonomicznego i odpowiedzialnego wypełniania swoich zadań zawodowych oraz uczestniczenia w życiu społecznym, z uwzględnieniem kontekstów etycznych. 

W terminologii przyjętej w  ZSK “kompetencje społeczne” są jedną z trzech wyróżnionych kategorii efektów uczenia się. W wymaganiach dla poszczególnych kwalifikacji mowa jest o kompetencjach społecznych odnoszących się do dziedziny uczenia się lub działalności zawodowej. 

Termin “kompetencje społeczne” występuje także w różnych dziedzinach nauki (np. w psychologii, socjologii, pedagogice), w których jest definiowany w sposób odpowiedni do danej dziedziny.

W języku potocznym (także w niektórych opracowaniach i dokumentach) wyrazy “kompetencje” “wiedza”, “umiejętności”, i “kwalifikacje” często używane są zamiennie.

Jeżeli osoby uzyskujące kwalifikację, dobrze sobie potem radzą w zadaniach, do których dopasowano wymagania określone w opisie danej kwalifikacji, to oznacza, że ta kwalifikacja jest dobrej jakości.  

W pierwszej kolejności o jakości kwalifikacji decyduje dobór efektów uczenia się (kompetencji) wymaganych od osoby ubiegającej się o nadanie danej kwalifikacji. Z drugiej strony na jakość nadanych kwalifikacji wpływa wiarygodność walidacji (sprawdzania, czy osoba ubiegająca się o kwalifikację ma wymagane kompetencje).

W ramach ZSK “instytucją certyfikującą” (IC) jest firma szkoleniowa, uczelnia lub inny podmiot, który otrzymał od ministra właściwego uprawnienie do nadawania konkretnej kwalifikacji

W szerszym ujęciu określenie instytucja certyfikująca oznacza podmiot, który nadaje kwalifikacje.